州人民政府办公室关于印发《州人民政府办公室工作规则》《公文处理细则》的通知
湖北省恩施土家族苗族自治州人民政府办公室
州人民政府办公室关于印发《州人民政府办公室工作规则》《公文处理细则》的通知
恩施州政办发〔2007〕38号
各县、市人民政府，州政府各部门：
《州人民政府办公室工作规则》《公文处理细则》已予修订，并经州人民政府同意，现印发给你们，请认真遵照执行。
二〇〇七年九月十二日
州人民政府办公室工作规则
（二〇〇七年九月十二日修订）
州政府办公室是协助州政府领导处理州政府日常工作的机构。按照《恩施土家族苗族自治州人民政府工作规则》及有关制度，制定本规则。
一、主要职责
州政府办公室在州政府秘书长（办公室主任）领导下，负责具体办理会议、文电、值班、信息、调研、督查、接待及机关建设等日常工作，以及州政府领导交办的其他事项。
（一）负责州政府会议的准备工作，协助州政府领导组织会议决定事项的实施。
（二）协助州政府领导组织起草或审核以州政府及州政府办公室名义发布的公文。
（三）研究州政府各部门和各县市政府请求州政府的问题，提出审核意见，报州政府领导审批。
（四）根据州政府领导的指示，对州政府部门间出现的争议问题提出处理意见，报州政府领导决定。
（五）负责州政府政务值班工作，及时向州政府领导报告重要情况，协助州政府领导组织处理紧急重大事件、事故。及时向州政府领导报告人民群众来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题。
（六）负责办理州政府工作范围内的人大代表建议和政协委员提案。
（七）及时做好信息收集、整理和报送工作，负责全州政府系统电子政务建设和管理。
（八）督促检查州政府公文、会议决定事项及州政府领导重要批示的贯彻落实情况，及时向州政府领导报告。
（九）围绕州政府的重点工作和州政府领导的指示，组织专题调查研究，向州政府领导提供实际情况和政策性建议。
（十）负责州政府接待工作。
（十一）负责做好机关建设各项工作。
（十二）办理州政府领导交办的其他事项。
二、会议制度
（一）秘书长办公会议由秘书长或秘书长委托副秘书长主持召开，传达学习党中央、国务院和省委、省政府以及州委、州政府的重要决定、指示精神；研究决定政务工作中的重大问题，通报有关情况；决定秘书长职责范围内的重要事项。秘书长办公会议一般每两月召开1次，由秘书长、副秘书长组成，根据需要可通知有关副主任和相关科（室、队）负责人参加，必要时可根据情况及时召开。
（二）州政府办公室机关党委会议由机关党委书记或机关党委书记委托副书记主持召开，学习贯彻党中央、国务院和省委、省政府以及州委、州政府重要决定，研究机关建设中的重要问题，决定机关干部人事任免。党委会议一般每两月召开1次，必要时可根据情况及时召开。党委成员的民主生活会每年召开1至2次。
（三）州政府办公室室务会议由秘书长或秘书长委托副秘书长主持召开，副秘书长、办公室副主任及各科室主要负责人参加，传达学习州委、州政府的重要决定、指示精神；通报情况，研究办公室机关事务，部署办公室工作。
副秘书长、办公室机关党委成员因故不能出席会议时，应事先向秘书长（党委书记）请假。
（四）办公室全体工作人员会议由秘书长主持召开，办公室全体工作人员参加，传达贯彻上级有关会议、文件精神，通报办公室工作情况，决定有关事项和安排布置工作。
（五）全州政府系统（含政府部门）办公室主任会议由秘书长主持召开，传达上级政府办公厅重要指示、决定、会议精神，汇报州委、州政府主要会议、文件精神的贯彻落实情况；总结交流办公室工作经验，表彰先进；研究、安排办公室业务工作及其他工作。办公室主任会议一般每年召开1次。
三、公文审批制度
（一）以州政府名义制发的文件（州政文、州政发、州政函），需经相关副秘书长、秘书长、副州长审核并签署意见后，报常务副州长或州长签发。
（二）以州政府办公室名义制发的文件，需经分管副秘书长审查，报分管副州长审核，由秘书长签发。其中涉及重大问题的应由秘书长审核后，报常务副州长或州长签发。
（三）以州政府办公室名义制发的函件（州政办函），由分管副秘书长审核，报秘书长签发。
（四）以州政府办公室名义制发的电报（州政办电），由分管副秘书长审核，报秘书长签发。
（五）《州政府常务会议纪要》由秘书长审核后报常务副州长或州长签发。
（六）《州政府专题会议纪要》经会议召集人签署意见后，报秘书长签发，必要时报常务副州长或州长签发。
（七）《政府情况通报》印发州长、副州长讲话，应报州长、副州长本人审定，由秘书长签发。
（八）《政务督查通报》由分管副秘书长审核后，报秘书长签发。
（九）开具州政府或州政府办公室介绍信，需经秘书长审批。
四、工作配合制度
（一）秘书长出差、出访时指定一位副秘书长在家主持工作，各位副秘书长、办公室副主任应予支持，积极配合。副秘书长、办公室副主任出差、出访应由秘书长或在家主持工作的副秘书长安排另一位副秘书长、副主任接替或衔接工作。
（二）办公室工作人员应严格遵守作息时间，坚守岗位，因病因事不能按时作息必须请假。办事员请假3天以内，由科长（队长）审批；3天以上5天以内，由分管副秘书长（或副主任）审批；5天以上经分管领导同意后，由秘书长审批。副科长（副队长）请假1天，由科长（队长）审批；1天以上5天以内，由分管副秘书长（或副主任）审批；5天以上经分管领导同意后，由秘书长审批。科长（队长）请假3天以内由分管副秘书长（或副主任）审批；3天以上经分管领导同意后，由秘书长审批。副秘书长（副主任）请假由秘书长审批。秘书长请假由分管机关的副州长审批。请假到期后要主动销假。
（三）州政府办公室各科（室、队）要相互配合，相互协作，共同做好办公室各项工作。办公室工作人员因病因事请假，由准假人安排其他人员接替其工作。接替工作的人员要认真负责，确保办公室工作正常运转。
五、值班制度
州政府办公室政务值班的核心任务是值守、应急和信息通报。值班人员负责接收和处理各县市、各部门的紧急报告、请示，答复电话查询，通报紧急重大事件、事故信息，办理紧急事项和领导交办事项，保证联络畅通和政务工作的正常运转。
六、参加内事活动有关制度
秘书长、副秘书长、办公室副主任除参加州委、州政府统一组织和州政府领导安排的活动以外，一般不参加各地、各部门邀请出席的各类庆祝会、纪念会、典礼、剪彩等礼仪性活动。必须参加的，应从严掌握。
秘书长、副秘书长、办公室副主任陪同州政府领导出席的内事活动，由州政府领导确定。州政府办公室各科室主要负责人应邀参加内事活动，需报告分管副秘书长或办公室副主任同意。
七、出差报告审批制度
秘书长离开恩施州境出差或休假，应由本人事先报告州长同意，若遇州长外出应报请常务副州长同意。
副秘书长、办公室副主任离开恩施州境出差或休假，应报经秘书长同意，并告知秘书科。
州政府办公室各科室主要负责人需要出差或休假，应经分管副秘书长或办公室副主任同意，并由本人报告秘书长。
州政府办公室科级及以下干部出差或休假，要经科长同意，并由科长报告分管副秘书长或办公室副主任。
八、学习制度和党风廉政建设制度
（一）秘书长、副秘书长、办公室副主任和州政府办公室各科室主要负责人要参加党委中心学习小组学习。要按照党中央对党员领导干部的要求，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，认真贯彻落实科学发展观，认真执行党的基本路线和各项方针政策，坚持全心全意为人民服务的宗旨，发扬实事求是、调查研究的作风，坚持和维护党的民主集中制，自觉接受党和人民群众的监督，努力做好自己担负的工作。
（二）秘书长、副秘书长、办公室副主任及科室党员领导干部要编入党的一个基层组织，并严格按照规定参加党的双重组织生活。
（三）秘书长、副秘书长、办公室副主任及科室领导要认真落实党风廉政建设责任制，模范遵守党中央、国务院、省委、省政府和州委、州政府的各项廉政规定，抓好责任范围内的党风廉政建设工作。
公文处理细则
（二〇〇七年九月十二日修订）
文书科是负责州政府和州政府办公室公文处理及办公自动化建设与管理的专门机构。公文统一由文书科收发、分办、传递、用印、立卷、归档、销毁。行文应少而精，注重效用，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。公文处理必须做到及时、准确、安全，严格程序，加快运转，保证质量，提高时效，确保国家秘密和工作秘密安全。
一、请示、报告和意见办理规定
（一）州政府只接受、办理各县市政府和州政府各部门的请示、报告和意见。州政府部门所属二级单位应向其主管部门请示、报告工作或提出意见。
（二）州政府部门之间需要行文商洽解决的问题，应当直接行文，不得报州政府转办。凡涉及财政经费、机构和人员编制的请示，除州政府领导有明确意见外，分别转州财政局和州编办处理。
（三）州政府各部门报送州政府审批的公文，如涉及其他部门职责范围，报文部门必须事先征求有关部门意见，有关部门应积极配合，予以支持；部门之间如有分歧，经报文部门主要负责同志与有关部门协商不能取得一致意见的，报文部门要如实上报，并列出各方理据，提出建设性意见报州政府。凡应由部门之间事先协商而未协商的公文，州政府办公室不予受理。
（四）请示、报告和意见，必须严格区分，不得混用、并用。“请示”公文必须一文一事，应署签发人姓名（报州政府的请示，州政府各部门由主要负责人签发，县市人民政府由县市长或常务副县市长签发）、联系人姓名及联系方式，不得越级、多头主送，不得同时抄送下级机关。除州政府领导直接交办的事项外，不得直接送领导个人。“报告”中不得夹带请示事项。向州委、州政府的“请示”，应当以其中一个领导机关为主送机关，另一个为抄送机关。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）报送州政府的请示、报告和意见，一律由文书科签收、登记、编号，填附“请示、报告处理单”。请示为办件，报告、意见为阅件，都应及时分送，急件随到随送。对不符合行文规则的越级请示和无文头、无发文字号、无签发人姓名、联系人和或不按规定签发、多头主送的请示，由文书科退回报文单位。
（六）报告、意见根据内容及时送州政府分管领导阅知。请示按内容分送相关副秘书长和秘书长批办。对送批件领导应明确表示“同意”或“不同意”，如不同意，要批示如何办理。对重大请示事项，应提出明确的办理要求。要求行文的，按程序经修改后送批。
（七）主管部门对转办的公文，应认真负责办理，不得延误、推诿。属本部门职权范围内的，一般应在收文后10个工作日内直接答复报文单位并将答复报州政府办公室；涉及其他部门的，同有关部门协商办理，由主办部门答复或会同有关部门联合答复，答复时间一般不超过15个工作日；如因特殊情况不能按时答复的，应预告答复期限；对不属本部门职权或者不适宜由本部门办理的，应迅速退文给州政府办公室并说明理由。
（八）对各县市政府和州政府各部门要求以州政府或州政府办公室名义发出的文件，应根据精简公文的原则认真把关，特别是对以下情况要严格控制：
1、可以当面商谈或通过电话解决问题的，不予行文；
2、纯属部门职责范围内日常业务事项，由部门行文；
3、省政府及办其办公厅文件已发至县市或在《湖北省人民政府公报》上登载了的，不再转发；确需转发的，由部门自行转发；要求州政府制发的文件，如未提出具体措施或新的意见，照抄照搬的，不予行文；
4、省政府各部门来文（包括主送州政府）需转发的，由有关部门转发；
5、请求省政府有关部门支持办理的事项，原则上由州主管部门研究上报。重要事项确需以州政府名义报批的，应征求州主管部门的意见并报州政府领导审定后再行文上报；
6、除省政府有规定外，原则上不再行文成立领导小组等非常设机构。经州政府批准同意设立的非常设机构，由主管部门征求成员单位意见，未征求意见的，不予行文；
7、领导小组等非常设机构召开会议由其自行通知，所形成的会议纪要等文件，由其自行印发；
8、经州政府批准州直各部门召开的全州性工作会议，会议通知一律由部门发出（通知中可冠以“经州人民政府同意”）。以州政府名义召开的会议，会议通知由州政府办公室发出；
9、州政府各部门召开的全州性工作会议，文字材料和州政府领导的会议讲话，由部门印发；
10、州政府领导在部门会议上的讲话材料，经领导本人同意后，由部门或有关领导小组（办公室）印发全文或摘要。
二、公文运转规则
州政府办公室公文运转过程中主要包括公主的接收、分办、办理、传批、起草和审核、签发、复核、缮印和归档。
（一）公文的接收与分办
1、有关方面送州政府或州政府办公室的文件、信件等，由文书科负责接收，收发人员每工作日须到交换站领取一次文件，特殊情况按通知时间领取。
2、收到上述公文、信件等，收件人是领导同志的，送领导同志或由其秘书（联络员）签收、拆封；收件人是科室的，由科室签收、拆封；收件人是州政府或州政府办公室的，由文书科签收、拆封。
3、文书科签收的公文，按以下原则分办：
（1）办件，即省各厅委局、州直各部门和各县市人民政府报送或转送州政府、州政府办公室需要办理或审批的公文，由文书科编号、登记并填附“请示、报告处理单”，报告、意见送州政府分管领导阅知，请示送相关副秘书长和秘书长批办，再按批办要求处理。请示办结后，应将办理结果及时反馈给相关副秘书长和秘书长。规范性文件由分管副秘书长和秘书长签批后转州政府法制办公室审核，一般情况下，州政府法制办应在收文后10个工作日内审核完毕，签署意见送文书科按规定程序办理。
（2）传阅件，即中共中央、国务院、省委、省政府和州委发来的公文，省直各部门、州直各部门和各县市政府报送或转送州政府、州政府办公室不需要办理或审批的公文（包括传真电报），由文书科登记、编号后直接送各位领导或有关领导，密级较高的按分管领导批示范围送有关领导传阅。传阅过程中领导对有关事项作了批示的，及时按批示意见处理。
4、对报送领导个人且需要审批的公文，文书科收到后按分办原则分办。领导的联络员和其他科室收到的需要审批的公文，除领导交办的或特别紧急的公文以外，也应转交文书科按程序办理。
5、同时报送州委、州政府审批的公文，应先由州委办公室处理。对州委办公室转州政府办公室研办的，由文书科按分办原则办理。
6、需要州政府或州政府办公室审批、办理的公文，除州政府领导交办的外，未经文书科登记、编号并填附“请示、报告处理单”的，各科室不予办理，也不得送请领导审批，特殊紧急情况下送批的，应及时到文书科补办登记手续。
7、报送州政府的简报、资料、信息等，除署名的以外，由文书科按其内容分发有关领导和科室。
（二）公文办理
1、对报送州政府审批的公文（即请示件），要认真审核，严格把关。文书科主要负责审核公文的文种使用、公文格式、报文单位、签发人是否符合有关规定；承办科室主要负责审核公文是否与有关部门、县市协商会签，公文内容是否符合国家的法律法规和方针政策。凡明显不符合规定的，由文书科或承办科室写明情况呈分管副秘书长或秘书长批示后，填写退文公函，将来文退回报文单位。
2、对各县市政府报送州政府需转州直有关部门研究办理的，报经分管副秘书长或秘书长同意后，直接转请有关部门办理。其他需审批的公文，按照领导批示意见办理。
3、对州直各部门报送州政府审批的公文，根据其内容采取不同方式办理：
（1）凡经审核符合规定且相关部门意见一致的，呈分管副秘书长和秘书长审核报州政府领导批示。
（2）对经与有关部门协商但意见不一致需州政府领导协调裁决的公文，应将意见分歧、背景材料和提出的倾向性建议一并送分管副秘书长和秘书长审核后，呈州政府领导审批。
（3）州直各部门要求以州政府或州政府办公室名义制发的公文，必须先请示分管副秘书长和秘书长是否同意发文，分管副秘书长和秘书长应严格把关。同意发文的，要求发文单位须将代拟稿、背景材料及打印软盘等一并送州政府办公室。承办科室和文书科对部门代拟稿或转发稿进行认真审核并作必要的文字修改（修改较大的，要送原报文部门重新打印清样并审核）后，再按程序呈批。
对州直各部门要求经州政府同意以部门名义制发的公文，亦比照上述程序办理。
4、州政府领导批示完毕的公文，需以州政府或州政府办公室名义行文答复的，按有关规定程序办理。
5、各县市政府和州直各部门报送州政府的“阅件”，分送有关领导传阅。抄送州政府或州政府办公室的公文，送分管副秘书长和秘书长阅知，如秘书长认为有必要送州政府领导阅知的，按秘书长意见分送。
6、公文办理过程中，涉及到州委办公室、恩施军分区、州人大常委会办公室、州政协办公室、州法院、州检察院等部门工作的，应加强联系与沟通。
（三）公文传批
1、传批件按分管副秘书长—秘书长—副州长—常务副州长——州长顺序送批；传阅件按州长—常务副州长—副州长—秘书长送阅。
2、公文传批过程中，如领导批示送有关部门的，应及时按批示办理；公文传阅过程中，如领导批示送有关部门的，应及时将复印件转有关部门办理。密件复印按保密规定执行，严禁复印绝密件。
3、收到州委书记批示件后，应立即将原件或复印件分送州长、秘书长。对州委书记、州长批示的公文，要及时掌握办理情况，并向分管副秘书长和秘书长报告。
4、公文传批过程中，如遇领导出差或因其他原因不能批阅公文时，有关科室应与联络员联络，商定传批方式。
5、领导阅批后的公文，应按“谁送退谁”的原则及时退文，不得横传，以免泄密和丢失文件。
6、紧急公文，应在公文右上角醒目地方注明“急件”或“特急件”。
7、下班后和节假日，除“急件”外，其他公文原则上不予传批。
（四）公文起草和审核
经州政府领导同意以州政府或州政府办公室名义制发的公文，要切实把好协调会签关、内容和文字审核关、呈批关。
1、准确使用文种。国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定的公文种类共12类13种，即：（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通报；（7）议案；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）意见；（12）函；（13）会议纪要。必须严格按规定的适用范围准确使用。不得在规定文种之外自立文种。
2、规范公文格式。公文格式即公文的样式，一般由发文机关、密级、份数序号、紧急程度、签发人姓名、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间、份数等部分组成。在一份文件上，必须正确使用和标注。在起草的文稿（包括代拟稿、转发稿）前面应填附“恩施土家族苗族自治州文件稿”单。其中，发文字号中的机关代字和年份、密级、急缓、标题、主送、抄送、主题词等栏目由文书科制文人员或承办科室制文人员填写，拟稿栏目填写拟稿人或拟稿单位，改稿、核稿栏分别由改搞人、核稿人签署姓名。签发栏由领导签署意见和姓名等内容。文件签发后，由办文人员填写发文字号中的顺序号和份数，交打印人员打印。
3、认真起草、修改、审核文稿，确保公文质量。
（1）符合法律法规、方针政策和有关规定。如提出新的政策性规定，要切实可行，并加以说明。
（2）情况真实，观点明确，条理清楚，文字精炼，篇幅力求简短。
（3）人名、地各、数字、引文准确；引用公文，应先引标题后引发文字号；必须使用法定计量单位；文内使用简称应先用全称，并注明简称；日期应写具体的年月日。
（4）州政府文件的批语，除特殊情况外，一般不要写“参照执行”，应写“遵照执行”或“贯彻执行”。
（5）州政府文件中一般不引用州政府领导的个人讲话，不得出现对地方党委作指示，交任务的内容。
（6）下发规范性文件用“印发”；下发隶属机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。批转、转发公文，只将事由写清楚，不必照抄标题。标题中除对法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。
4、修改、审核后的文稿，如技术性、专业性较强，视情况通知主管部门负责人阅看，进一步删减、补充、修改，并签署姓名，再送分管副秘书长、秘书长、分管副州长审阅。
（五）主要文件及其适用范围
1、《恩施土家族苗族自治州人民政府文件（恩施州政发）》，主要适用于部署全局性工作，发布比较重大的对全州有普遍指导作用的文件；施行行政措施，发布重要决定、命令、指示、通告、通报；下达全州国民经济和社会发展计划；批转州政府职能部门或县市带有普遍指导作用的重要请示、报告、意见等。
2、《恩施土家族苗族自治州人民政府文件（恩施州政文）》，用于向省政府报送请示、报告和意见。
3、《恩施土家族苗族自治州人民政府文件（恩施州政任）》，用于下发州政府在法定职权内任免干部的通知。
4、《恩施土家族苗族自治州人民政府（恩施州政函）》，用于向州人大报送议案；以州政府名义就某一重大事项对有关县市和部门下发通知，或对某一重要请示作出批复；同省直部门、其他平行和不相隶属单位商洽、询问、答复问题等。
5、《恩施土家族苗族自治州人民政府办公室文件（恩施州政办发）》，是州政府文件的补充形式，主要用于传达州政府关于某一个方面工作的决定，传达州政府领导对全局性工作的批示或指示，下达需要各县市、州政府各部门周知和办理的事项，转发上级、同级或不相隶属机关的公文等。
6、《恩施土家族苗族自治州人民政府办公室文件（恩施州政办函）》，用于答复个别县市或部门的一般请示事项，转达州政府领导对个别县市、部门的批示，征询有关县市或部门意见，以及同平行或不相隶属单位商洽工作等。
7、《传真电报（恩施州政电、恩施州政办电）》，用于州政府和州政府办公室通知召开会议、时效性较强事项、政务活动安排、处理突发性事件的措施等。
8、州政府会议纪要包括：《州政府常务会议纪要》、《州政府专题会议纪要》，分别印发州政府常务会议和专题会议研究决定事项。
9、《政府情况通报》，刊载州长、副州长等领导在州政府会议上的重要讲话和州政府重大工作部署及重要活动情况等。
10、《政务要事记》，用于记载州长、副州长的政务活动；国家或省直部门副厅级以上领导视察我州情况；重大庆典、纪念活动和其他重要事项。
11、《政务督查通报》刊载对上级和本级文件、会议、领导指示落实情况的检查通报。
（六）公文签发
1、以州政府文件发布规范性措施、决定、命令，向州人大或州人大常委会提出议案、人员任免，经分管副秘书长、秘书长、分管副州长审批后，报州长签署。州长因公外出，由州长委托常务副州长签署。
2、以州政府文件下发公告、通告、通知、通报、批复及信函，向省政府报送请示、报告和意见，经分管副秘书长、秘书长、分管副州长审核后，报常务副州长或州长签发。
3、以州政府办公室名义下发文件，由秘书长签发；文中如注明“经州人民政府同意”，应报常务副州长审批。以州政府办公室名义联系商洽一般事务性工作的函件，由分管副秘书长审核，报秘书长签发。
4、州政府常务会议纪要由州长或常务副州长签发。州政府专题会议要经召集人签署意见后，由秘书长签发，必要时报州长或常务副州长审批。
5、州长、副州长的讲话需要发政府情况通报的，应经本人审定，由秘书长审核签发。
6、州政府办公室承办的以州委、州政府名义联合下发的文件（包括上报省委、省政府的文件），应将起草或修改的文稿先经分管副秘书长和秘书长审核后，报分管副州长签署意见报常务副州长审签后送州委办公室。
7、以州委办、州政府办下发文件，应将起草或修改的文稿送分管副秘书长审核，报秘书长审签后报州委办公室。
（七）公文复核和缮印
1、公文经签发后，办文人员应对文稿进行清理，连同文稿形成的背景材料、领导批示、部门代拟稿和转发稿原件、有关部门意见和会签意见等资料一并送文书科。
2、文书科要对公文进行最后复核。复核的主要内容是：文件的体例、格式是否完整、统一、规范；文种使用是否正确；行文规则和密级、分送范围是否恰当，是否符合国务院办公厅、省政府办公厅公文处理有关规定；传批手续是否完备。复核中发现文字、内容等方面的问题，要及时解决。
3、对打印清样要认真校对。校对中发现文字方面的问题，可作技术处理，如改动较大应请示领导审定。急件和特急件应随到随印随发。下班后和双休日，承办科室需打印文件材料，要在上班时间内通知文书科。
（八）公文归档
1、州政府、州政府办公室及各科室所有的档案资料，必须交文书科档案室集中统一立卷归档和管理。下列公文办完后，应立即送档案室。
（1）国务院、国务院办公厅、省政府、省政府办公厅各类文件、电报。
（2）州政府、州政府办公室各类公文的底稿、正本及相关的背景材料。
（3）州政府全体会议、常务会议、州政府专题会议、秘书长办公会议的记录、纪要、备忘录、政务督查通报。
（4）州政府领导参加会议带回的会议文件。
（5）州政府向省政府的汇报稿。
（6）州政府提请州人大或州人大常委会审议通过和批准的文件。
（7）州政府领导批示、修改的文件及有关办理结果报告。
（8）州政府主要领导的手稿、讲话稿。
（9）州直各部门和各县市人民政府向州政府的请示、报告和意见。
（10）省政府各部门主送州政府的公文。
（11）秘书长和副秘书长批示办理的文件及附件。
（12）其他有保存价值需要存档的文件、资料。
2、州政府领导和秘书长、副秘书长批示的公文，原则上将原件留存归档，将复印件转部门或县市。
3、领导和工作人员外出开会回机关后5日内，应将会议文件交档案室清理登记。
4、各科室当年应归档的公文，应于次年第一季度送档案室办理移交手续。绝密文件办毕后必须即时送档案室，由档案室负责保管，按期归档。
5、本机关的档案资料，要于次年5月底前完成立卷归档。
上、抗诉案件移送的时间，即一审案件提出上、抗诉到二审法院立案这段时间，既不属于一审的审限，也不归入二审的审限，亦没有纳入审判管理流程，但其时间长短却直接影响当事人的切身利益。同一案件在一审审理结束之后至二审立案之前的一段时间里如何进行及时移送，既没有被相关程序立法所涉及，也没有被相关审判管理制度所关注，很容易成为案件流程管理中的一个漏洞。虽然诉讼法对上、抗诉案件抗诉状、上诉状和答辩状的送达以及案卷移送的时间等都作了相关规定，但在实践中，抗诉状、上诉状、答辩状未按规定及时送达以及上诉案件的案卷未按规定及时移送等现象时有发生。
由于种种原因，一、二审程序衔接中产生的诉讼材料超时送达与诉讼案卷超时移送等问题严重影响案件处理的效果，也严重影响了当事人合法权益的及时保护和实现，并增加当事人的诉累，造成当事人对司法权威的质疑。如何提高案件移转的效率，进而提高法院司法权威？笔者结合工作中遇到的具体问题以及实际工作体会，认为应当重点着手以下四个方面工作。
一是要提高认识，加强移送管理
负责案件卷宗移送与接收的部门，以及各审判庭与法庭的全体干警要从观念上进行转变，不仅要重视案件处理的公正效果，同时也要重视案件移送中的效率价值，不仅要继续狠抓案件审理质量保障当事人合法权益，同时要清楚地认识到提高案件移转效率对于当事人司法程序权利和实体权利的双重重要意义。对此，法院应当多层次、全方位的加强移送管理，在全院范围提倡案件移送的及时高效，相关领导应当给予高度重视，对具体承办人员进行引导和监督，并且探索建立案件移送迟延的责任追究机制。
二是要加强培训交流，提高队伍素质
为提高上诉案件移送的效率，需要对一线的承办人与书记员进行全面培训，具体的培训内容应当包括：
第一，工作意识的培养。通过培训，应当使得案件的具体承办人员提高对案件处理的效率价值的认识，将为当事人负责的精神与司法为民的具体要求落实到日常工作中。
第二，业务技能的学习。与上诉案件移送相关的手续如何办理，往往是口耳相传。一些新书记员对此不熟悉，常常出现遗漏材料或者忘记点击网上移送等问题。因此，很有必要针对一线办案人员中尤其是新入职的书记员对上诉移送中的相关手续办理进行培训。
第三，业务素质的提高。针对上诉卷宗整理与移送中的常见问题进行剖析，推广先进经验。对于一些工作年限较短、缺少经验的书记员，引导其如何合理安排时间，如何正确对待个别拖延时间的当事人等等。
三是要加强考核通报，做好监督管理
目前上诉案件的移送并没有纳入审限管理，也没有与相关业务水平考核与案件质量评价相挂钩，缺乏监督与制约机制。因此，应当要把案件上诉移送管理流程纳入审判质量效率管理体系加以考核。具体考核对象与每个时间节点的责任主体相对应。考核指标包括为一审法院送达上诉状副本、送达答辩状、缓减免交申请和移送案件卷宗材料所用的全部时间。考核主体为一审法院的综合审判管理部门、监察部门或者二审法院的立案部门。
考核部门应当对每季度上诉案件移送工作的考核情况进行通报，重点通报卷宗材料不全和未按规定超期移送的上诉案件和一审法院承办人，从而督促一审法院承办人和书记员严格按照规定期限及时办理上诉移送事宜。对违反相关规定迟延送达或者迟延移送的，除通报批评外，情节严重的，报监察部门等有关部门追究承办人和书记员的违法责任。
对于二审法院来说，也应当加强对接收与退回上诉案件卷宗的管理与监督。二审法院立案庭在收到基层法院移送的上诉案件卷宗后，经查对有关材料齐备的，应当在五日内完成立案；如果上诉材料有遗漏或者有错误，应当在五日内向一审法院发退卷函通知补充相关材料。未在上述时间及时处理移送的上诉案件的，应当书面说明理由，每月将有关情况上报庭长和分管副院长。庭长和分管副院长负责对二审立案时间进行监督，发现问题时及时督促相关承办人员改正并采取补救措施。立案庭立案后，依据《最高人民法院关于人民法院立案工作的暂行规定》第二十一条的规定，将卷宗于立案登记的三日内移交有关审判庭。超期移送的，应当向庭长、分管副院长和有关审判庭说明情况和原因。目前的立案管理系统可以将立案时间前调，因此，将立案后及时移送审判庭这一环节纳入监管非常有必要，一定程度上也可以督促立案庭尽早审查，防止故意拖延审查登记并倒点日期的情况。
对于上诉案件的移送进行管理和监督，可以充分利用法院内部的计算机网络。可以以上诉案件移送的五个结点为框架，在卷宗移送的同时，进行网上移送和交接，每一步交接都要将时间点等必要信息录入。这样，就可以将上诉案件移送进行数字化管理与监督，便于统计分析、检查通报、考核评价等工作的进行，也为进一步调研分析和工作改进提供数据材料。
四是要加强联动，推进“无缝衔接”
对于上、抗诉案件而言，案件的移转绝不仅仅是一个单位、一个部门的事，它涉及到法院内部各部门以及法院与检察院、看守所、监狱等各机关之间的多项工作，单靠一家之力是不明智也是不现实的，建立法院内部各部门以及法院与外部各机关之间案件移转工作的联动机制，实现案件移转工作的“无缝衔接”，才是提高案件移转效率的应然选择。因此，从法院自身来说，要进一步完善内部各部门之间审判流程、案件移转流程管理；从法院外部来说，要在不断加强与相关单位之间的沟通，取得一致意见的基础上，制定各单位之间有关案件移转的联动规则，用程序保证效率，推动案件移转效率的提高。
（作者单位：重庆市第一中级人民法院）
